【2024年病院・医療機関向け】勤怠管理システム14選！

システム開発

最終更新日:2024/04/26

公開日:2022/11/30

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病院・クリニックなどの医療機関では、医師や看護師などさまざまな職種のスタッフが複雑な勤務形態で働いています。病院や歯科医院の中には、患者さんの対応に追われ、労働時間などを正しく管理できないケースもあるようです。そのような状況下で求められるのは、医療機関に特化した勤怠管理システムではないでしょうか。勤怠管理システムを導入することで、さまざまな課題や悩みにも柔軟に対応していくことが可能になります。

この記事では、医療機関に特化した勤怠管理システムについて解説していきます。特徴や価格を比較しておすすめの勤怠管理システムをご紹介しますので、勤怠管理システムの見直し・導入を検討している方は、是非参考にしてください。

病院・医療機関が抱える勤怠管理の課題・悩み

病院などの医療機関が抱える勤怠管理の課題・悩みには何があるのでしょうか。覚えておかなければならない点として、病院や歯科医院などの医療機関での勤怠管理の方法は、一般的な企業や会社などとは異なるという点です。

勤怠管理の課題・悩みについて、以下の点が挙げられます。

勤怠管理の課題・悩み

夜勤や当直などの勤務形態の違いによる実態の把握
シフト作成の複雑化
複数の拠点による複雑化
手書きによる日報管理

医療機関の勤務形態は、入院患者などによる関係で24時間体制で対応していく必要があります。さまざまな職種のスタッフが病院・医療機関内に勤務しており、それぞれの勤務形態も異なります。夜勤や当直勤務とさまざまな業務形態のなか、割増手当などの支給形態もそれぞれ異なるため、給与計算も複雑です。さらに、夜勤勤務をしていないスタッフも存在するため、管理者がスタッフの勤務状況を正確に把握することは困難でしょう。

シフト作成が複雑なことも、病院・医療機関が抱える勤怠管理の課題・悩みです。医療機関では、診療報酬の要件に応じて人員を配置し、毎月のシフト表を作成しなければなりません。それに加えて、法令上の制限やスタッフの希望も考慮に入れる必要があります。さらに、急なシフト変更が起きた場合、勤務可能なスタッフを迅速に探し対応しなければなりません。そのため、スタッフのシフトを組むことは、医療機関にとって大きな課題・悩みの一つです。

複数の拠点を持つ規模の大きな病院・医療機関は、さらに課題が増えます。タイムカードなどで勤怠管理をしている場合、スタッフの勤怠状況を毎日確認することは困難です。そのため、担当者は定期的にスタッフの勤怠状況を確認することになりますが、打刻漏れなどがあった場合、集計により多くの時間を割く必要がでてきます。

医療機関の中には複雑な勤務形態が多いため、柔軟に対応可能な手書きの日報による勤怠管理を行っているところが多いのが現状です。しかし、手書きによる管理には時間と手間がかかります。スタッフの出勤を確認するタイムカードと勤務シフト表を照らし合わせて確認していくことは大変な作業を要します。手書きによる自己申告制の日報管理を採用している限り、24時間体制での勤怠管理を担当者が正確に行っていくことは困難でしょう。

病院・医療機関の勤怠管理業務に関する整備の早期対応が求められる理由

病院・医療機関の勤怠管理業務に関する整備の早期対応が求められています。その理由として、働き方改革関連法の改正が関係しています。2019年に働き方改革関連法が改正され、年次有給休暇の取得義務や時間外労働の罰則化などが適用されています。さらに客観的労働時間の記録が義務化され、手書きによる出勤を確認するタイムカードが廃止されました。

さらに2021年に国会において、医師の働き方改革に関する法律が成立しました。医師の長時間労働が見込まれる病院・医療機関は、労働時間の短縮計画を都道府県に提出する必要があります。そのため病院・医療機関は、勤怠管理業務に関する整備を早急に実施していくことが求められています。

▼働き方改革｜厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/content/000335765.pdf

病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するメリット

病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するメリットをいくつか見ていきましょう。勤怠管理システムを導入するメリットを知っておくことで、自院（病院・歯科医院）の勤怠管理状況を省みることが可能になるでしょう。

病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するメリットには、以下の点を挙げることができます。

病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するメリット

正確な労働時間の記録
集計作業の効率化
労働時間の可視化と長時間労働の回避
申請・承認の簡略化
シフト表作成の省力化
給与ソフトとの連携

正確な労働時間の記録

メリットの一つに「正確な労働時間の記録」があります。タイムカードによる正確な記録が残るので、リアルタイムによるスタッフの労働時間を把握することが可能になります。また、さまざまな方法での出退勤の打刻が可能な勤怠管理システムであれば、病院・医療機関の多様な雇用形態に合ったタイムカードの集計も容易になります。たとえば、スマホのGPS機能を利用した勤怠管理システムであれば、訪問診療や介護などでの出先から打刻して直帰するということも可能です。

集計作業の効率化

病院・医療機関には、さまざまな勤務形態が存在します。職種それぞれで勤怠管理も異なるため、勤怠管理システムの導入が重要です。たとえば、勤怠管理システムを導入することで、タイムカードの集計作業を自動化することができ、手書きによる記入ミスという危険も回避することが可能です。

労働時間の可視化と長時間労働の回避

勤怠管理システムを導入することで、「労働時間の可視化と長時間労働の回避」が可能になります。長時間労働を避けるためのアラート機能が搭載された勤怠管理システムであれば、設定した残業時間を超えた場合に、本人または管理者に知らせてくれます。そして、勤怠管理システムによって、各職種ごとに週単位または月単位での時間外労働時間を集計して超過労働を把握したり、複数の拠点の勤務時間を可視化することが可能です。

申請・承認の簡略化

「申請・承認の簡略化」も、勤怠管理システムの導入によって可能になります。現在の勤怠管理システムのなかには、有給休暇の申請・承認をシステム内で管理することができる製品や、打刻間違えの修正を申請・承認できる製品もあります。申請があった場合は管理者に通知されるため、申請書が病院や歯科医院のデスクの上に置かれたまま忘れられてしまうということはありません。

シフト表作成の省力化

勤怠管理システムを導入することで「シフト表作成の省力化」が実現します。現在勤怠管理システムの中には、シフト管理機能を備えた製品があります。シフト管理機能を利用すれば、複数の形態のシフト表を作成することが容易になり、急なシフト変更や人員の過不足の確認も行うことが可能です。職種ごとに異なる形態のシフト表をスマホなどの画面で確認できるほか、シフト表をスタッフ同士で共有することも可能です。

給与ソフトとの連携

勤怠管理システムの導入に伴うメリットに「給与ソフトとの連携」があります。遅刻、残業、割増手当などを自動集計する勤怠管理システムを利用すれば、タイムカードの集計や給与の計算にかかっていた手間を大幅に削減でき、手書きなどによる転記ミスも排除することができます。

病院・医療機関が勤怠管理システムを導入する2つのデメリット

では、病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するデメリットについて見てみましょう。デメリットとして挙げられる2つの点は次の通りです。

病院・医療機関が勤怠管理システムを導入するデメリット

通信トラブル
導入時の負担

通信トラブル

まず「通信トラブル」について見てみましょう。勤怠管理システムを導入することによって打刻をスマホなどから容易に行える一方、通信環境が安定していないと正確な出退勤時刻の打刻ができなくなるというデメリットがあります。無料トライアルが利用できるシステムは導入前に試し、事前にトラブルが起きた時の対策を準備しておく必要があります。

導入時の負担

さらに、勤怠管理システムを導入することによって考えられるデメリットには「導入時の負担」があります。勤怠管理システムを運用していくには、病院や歯科医院の複数ある勤務形態に合わせて設定をする必要があります。独自のルールが設けられている病院はより導入する際に手間がかかるでしょう。導入時の負担を軽減したい場合は、設定代行サービスが用意されたシステム提供会社を選ぶことをおすすめします。

病院・医療機関向け勤怠管理システムの選び方

勤怠管理のシステム選びで失敗したくはありません。病院・医療機関向けの勤怠管理システムを選ぶにあたって、失敗しないために抑えるべきポイントをご紹介します。

失敗しないための勤怠管理システムの選び方で、考慮するべきポイントは以下の通りです。

勤怠管理システムを選ぶポイント

打刻の種類は豊富か
シフトを作成できるか
多様な勤務パターンに対応可能か
サポート体制は充実しているか
無料のトライアルの有無

打刻の種類は豊富か

勤怠管理システムの選び方のポイントの一つに「打刻の種類は豊富か」どうかがあります。たとえば、スマホなどのモバイル端末から打刻できる勤怠管理システムを選ぶことがおすすめです。スマホなどのモバイル端末での打刻に対応した勤怠管理システムであれば、職種ごとに勤務体系や勤怠管理が異なる病院や医療機関でも、一つのシステムでの対応が可能です。どこにいても打刻ができることで、複数の拠点がある病院や介護施設でスタッフが機敏に移動しなければならない状況でも勤怠管理が可能になります。特に訪問介護や訪問歯科を行っている医療機関や歯科医院には便利でしょう。

シフトを作成できるか

勤怠管理システムを選ぶ際、「シフトを作成できるか」どうかも考慮しましょう。病院や医療機関では、さまざまな勤務形態や職種が存在するため、シフト表の作成に多くの手間や時間がかかります。シフト表の作成が可能な勤怠管理システムを選べば、手間を省いて万全なシフトを作成することができるでしょう。

多様な勤務パターンに対応可能か

病院・医療機関の勤務パターンは職種などによって大きく異なり、勤怠管理は複雑になりがちです。勤怠管理システムを選ぶ際、「多様な勤務パターンに対応可能か」どうかも確認しましょう。たとえば、病院・医療機関の職種によっては、打刻が複数回できるシステムが必要です。自院の勤務パターンを整理・把握した上で、各病院・医療機関の勤務パターンに対応した勤怠管理システムを選びましょう。

サポート体制は充実しているか

勤怠管理システムを選ぶ上で考慮したいポイントに、「サポート体制が充実しているか」どうかがあります。システム導入時に、操作方法や活用方法などをレクチャーしてくれるサービスがあると、導入時のハードルが下がるのではないでしょうか。また、システムエラーなどのトラブルに素早く対応してくれるかどうかも重要です。万が一トラブルあった際、チャットなどサポートやリアルタイムでの迅速な対応が求められます。自院が求めるサポートを備えた勤怠管理システムを選びましょう。

無料トライアルの有無

勤怠管理システムを選ぶ際、「無料のトライアル」が用意されているかも重要なポイントの一つです。無料トライアルによって実際に利用してみることで、病院や歯科医院のスタッフが誰でも活用でき、スムーズに運用できるかどうかを確認できます。

おすすめの病院・医療機関向け勤怠管理システム

現在、多くの勤怠管理システムが存在する中、どの勤怠管理システムを導入すれば良いのか迷うかもしれません。

ここでは、厳選したおすすめの病院・医療機関向け勤怠管理システムをご紹介します。