ホームページ管理会社の変更を考えるよくある理由

クリニックが管理会社の変更を検討するきっかけには、いくつかの共通したパターンがあります。

1. 対応スピードが遅い

更新依頼を出しても数日から1週間以上かかる、担当者からの返信が遅いといったケースは少なくありません。
特に複数の案件を抱える小規模な制作会社では、優先順位が後回しになることもあります。また、担当者が頻繁に変わることで、その都度引き継ぎが必要となり、対応が遅れる原因にもなっています。

2.月額費用が高い

毎月の保守費用が高額なのに、実際にどんな作業をしているのか不明確なケースもあります。
また、更新のたびに追加料金が発生するなど、コスト面の不満から見直しを検討する医院も多いです。

＜保守費用の相場＞
管理会社の変更時にかかる費用の相場は下記のとおりです。

3. 改善提案がない

毎月保守管理費を支払っているにもかかわらず、アクセス解析のレポートが提出されない、SEO対策の提案がない、デザインの改善案がないなど、単に「現状維持」のためだけに費用を払っている状態です。

4. 管理会社の廃業や担当者の退職

特に個人や小規模事業者に委託している場合、突然の廃業や担当者の退職によって、連絡が取れなくなるケースも増えています。
このような状況では、ドメインやサーバーのログイン情報が不明になり、ホームページの更新どころか、最悪の場合サイトそのものが表示されなくなる危険性もあります。

5.担当者の知識不足・医療業界への理解が浅い

医療業界特有の広告規制や患者目線を理解していない管理会社だと、内容修正にも注意が必要です。
誤った表現をしてしまうと、クリニックの信頼を損なうリスクもあります。

管理会社の変更を検討すべきタイミング

次のような状況に当てはまる場合は、早めに見直しを検討することをおすすめします。

• サイトの更新や修正に毎回時間がかかる
• 担当者が変わって対応品質が下がった
• アクセス数や予約数が減っていて集患効果が感じられない
• 保守内容が曖昧で、費用対効果が見えない
• 契約更新のタイミング

こうした小さな不満を「まあいいか」と放置していると、知らない間にホームページが患者さん離れの原因になることもあります。

管理会社を変更する前に確認しておくべきこと

管理会社を変更する際には、以下の情報を事前に整理しておくことで、スムーズな移行が可能になります。

ドメイン情報

ドメインとは、インターネット上の「住所」にあたるもので、「〇〇clinic.com」などのアドレスのことです。

必要な情報は以下の通りです。

• ドメインの契約者名義(自院か管理会社か)
• ドメイン管理サービス名(お名前.com、ムームードメインなど)
• 管理画面へのログインID・パスワード

注意点: ドメインの契約者が管理会社名義になっている場合、移管に手間がかかったり、最悪の場合ドメインを引き継げないこともあります。自院名義での契約かどうか、必ず確認しましょう。

サーバー情報

サーバーとは、ホームページのデータを保管する「土地」のようなものです。

• サーバー会社名(エックスサーバー、さくらインターネットなど)
• コントロールパネルへのログイン情報
• FTP接続情報(ファイル転送用の情報)

CMS(ホームページ管理システム)の情報

多くのホームページでは、WordPressなどのCMS(コンテンツ管理システム)が使われています。

• 管理画面のURL
• ログインID・パスワード
• データベース接続情報

その他の契約情報

• SSL証明書(セキュリティ対応)の契約状況
• アクセス解析ツール(Googleアナリティクスなど)のアカウント情報
• メールアドレスの設定情報

これらの情報が不明な場合は、現在の管理会社に問い合わせて取得する必要があります。

管理会社変更の一般的な手順

step1: 現在の契約内容を確認する

まず、現在の管理会社との契約書を確認しましょう。

• 契約期間と更新日
• 解約の申し出期限(1ヶ月前、2ヶ月前など)
• 違約金の有無
• ドメインやサーバーの契約者名義

解約届の提出後、通常は翌月末または翌々月末に契約が終了します。このタイミングを把握しておくことが重要です。

step2: 新しい管理会社を探す

複数の候補をリストアップし、比較検討します。

選定のポイント:

• 医療機関のホームページ制作・管理実績があるか
• 医療広告ガイドラインへの理解があるか
• 電話やメールでの対応スピードは早いか
• 定期的なレポートや改善提案があるか
• サポート体制は充実しているか

見積もりを依頼する際は、価格だけでなく、サービス内容や対応範囲を詳しく確認しましょう。

step3: 現在の管理会社に解約の意向を伝える

新しい委託先が決まったら、現在の管理会社に解約の意向を伝えます。

円満に進めるポイント:

• 感情的にならず、ビジネス上の判断として伝える
• 引き継ぎに必要な情報提供への協力を依頼する
• 解約日までは通常通りのサポートを依頼する

step4: 情報の引き継ぎと移行作業

新しい管理会社が主導して、以下の作業を行います。

• ドメインの移管手続き
• サーバーへのデータ移行
• CMSの設定移行
• メールアドレスの設定
• 動作確認とテスト

この期間は通常1〜2週間程度かかります。

step5: DNS切り替えと運用開始

最後に、DNS(ドメインネームシステム)の切り替えを行い、新しいサーバーでホームページが表示されるようにします。
この作業は新しい管理会社が行いますが、切り替え後は必ず正常に表示されるか確認しましょう。

よくあるトラブルと注意点

1．ドメイン移管ができない

原因: ドメインの契約者が管理会社名義になっており、名義変更を拒否された。

対策: 契約時からドメインは必ず自院名義で取得・管理するようにしましょう。すでに管理会社名義になっている場合は、契約期間中に名義変更を依頼しておくことが重要です。

2.ログイン情報が不明で引き継げない

原因: 管理会社が廃業してしまい、サーバーやCMSのログイン情報が取得できなくなった。

対策: 定期的に管理台帳を作成し、重要な情報は自院でも保管しておきましょう。クラウド型のパスワード管理ツールを活用するのも有効です。

3．移行期間中のサイト停止

原因: 旧管理会社の契約終了日と新管理会社の契約開始日がずれてしまった。

対策: 移行作業が完全に終わるまで、旧管理会社との契約を重複させておくことで、リスクを回避できます。

失敗しない管理会社の選び方

変更後に後悔しないためには、次の点を意識して選びましょう。

• 医療機関の制作・保守実績が豊富
• 更新依頼に対する対応スピードが早い
• 月額費用や作業範囲が明確に提示されている
• SEOやアクセス解析に関するサポートがある
• 医療広告ガイドラインを理解している

医療業界に特化した会社であれば、日々の運用もスムーズです。
診療内容の更新やキャンペーン告知など、院内の情報発信も安心して任せられます。

当社のホームページ保守サービスについて

当社では、医療機関に特化したホームページ保守・管理サービスを提供しています。

主なサービス内容

• サーバー・ドメインの保守管理
• 月々の休診日投稿代行
• 月一時間までの更新作業
• 月次アクセスレポートの提出

弊社の強み

• 医療機関に特化したWeb制作会社
• 迅速な更新対応
• SEO/MEOを考慮した運用
• 採用のご支援も柔軟に対応
• その他各種お困りごとにも柔軟に対応

ホームページ運営で困っていることがあれば、お気軽にご相談ください。現状の課題をヒアリングし、最適なプランをご提案いたします。

まとめ

ホームページ管理会社の変更は、決して珍しいことではありません。大切なのは、「なぜ不満があるのか」を明確にし、適切な準備と手順をしっかりと確認したうえで進めることです。現在の管理会社に不満を感じているなら、それは改善のチャンスです。患者様に信頼されるホームページを維持するために、最適な管理体制を整えましょう。

弊社では他社が作成したサイトを保守運用するサービスを行っておりますので、ホームページ運用でお悩みの先生はぜひご相談ください。